Порядок рассмотрения обращений граждан в государственном учреждении образования "Средняя школа №1г. Вилейки"

Инструкция о  порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц

в государственном учреждении образования «Средняя школа № 1 г. Вилейки»

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана на основании Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон) и других актов законодательства и определяет порядок ведения делопроизводства по поступившим в государственном учреждении образования «Средняя школа № 1 г. Вилейки» (далее – учреждение образования) обращениям граждан и юридических лиц Республики Беларусь, а также находящихся на территории Республики Беларусь иностранных граждан, лиц без гражданства и представительств иностранных организаций, поручениям вышестоящих организаций по рассмотрению обращений, обращениям на «прямую телефонную линию».
2. В настоящей Инструкции применяются термины в значениях, определенных в статье 1 Закона.
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, подлежащим рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращениям работников к нанимателю, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.
4. Делопроизводство по обращениям ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства с использованием государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (далее – система учета и обработки обращений), системы электронного документооборота и осуществляется должностными лицами управления, на которых возложены эти обязанности.

ГЛАВА 2

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ

5. Прием и регистрация обращений, поступивших в адрес учреждения образования, а также контроль за их рассмотрением обеспечивается уполномоченными должностными лицами учреждения образования.
6. Поступающие обращения регистрируются в день их поступления. Обращения заявителей, поступившие в учреждение образования в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
7. Обращения, ошибочно доставленные в учреждение образования, не регистрируются и направляются по назначению.
8. Регистрационный штамп ставится на первой странице обращения в правом нижнем углу или в другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
9. Обращениям, ответам на них присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой. Регистрационный индекс обращения состоит из номенклатурного индекса дела, порядкового номера поступившего обращения (например, 1-18/154, где 1-18 – индекс дела в номенклатуре, 154 – порядковый номер поступившего обращения).
10. При подаче заявителем нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.
11. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в учреждение образования (дубликаты), учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 1-18/154/1).
12. Повторным обращениям заявителей при их поступлении в управление по образованию, спорту и туризму Вилейского районного исполнительного комитета присваивается очередной регистрационный индекс.
13. Обращения заявителей, поступившие из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются в учреждении образования и учитываются как поручения вышестоящих органов. Регистрационный индекс поручения состоит из номенклатурного индекса дела, порядкового номера поступившего поручения (например, 1-21/154, где 1-21 – индекс дела в номенклатуре, 154 – порядковый номер поступившего обращения).
14. Письменные и электронные обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции учреждения образования, а также не содержащие информации о результатах их предыдущего рассмотрения в сельских исполнительных комитетах (далее – сельисполкомы) или организациях, в компетенции которых находится решение изложенных в них вопросов, в течение пяти рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации обращения, направляются для рассмотрения государственным органам или организациям в соответствии с их компетенцией с уведомлением об этом заявителя.
15. После регистрации обращения передаются на рассмотрение директору учреждения образования.
16. Поручения о рассмотрении обращений заявителей оформляются директором учреждения образования в форме резолюций, определяющих порядок подготовки ответа и указывающих, в какой срок он должен быть подготовлен.
17. В случае если несколько исполнителей являются ответственными за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю, в резолюции директором учреждения образования определяется исполнитель, который готовит проект ответа.
18. Первому исполнителю соисполнителями представляется информация о результатах рассмотрения обращения не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения контрольного срока.
19. Письменные ответы (уведомления) на обращения должны соответствовать требованиям, установленным статьей 18 Закона.

20. Если для решения изложенных в обращении вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей, исполнителями предоставляются записи о выполнении работ и оказании услуг или составленные акты, которые являются основанием для списания обращения в дело.
21. Решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу и о прекращении переписки принимается директором учреждения образования на основании предложений исполнителей.
22. Директор учреждения образования подписывает информацию о рассмотрении обращений, направляемую в адрес высших должностных лиц Республики Беларусь, председателя Минского областного исполнительного комитета, председателя Вилейского районного исполнительного комитета, начальника управления по образованию, спорту и туризму Вилейского районного исполнительного комитета после визирования заместителя директора учреждения образования.
23. При подготовке ответов заявителям и информации в иные государственные органы и организации с использованием системы электронного документооборота управлением создаются формы внешнего представления электронных документов на бумажном носителе, которые удостоверяются в установленном порядке.
24. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, оставляются на контроле. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены и заявителям даны ответы.
25. Решение о снятии с контроля обращений и списании их в дело принимается директором учреждения образования.

ГЛАВА 3

ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ЭЛЕКТРОННЫМ ОБРАЩЕНИЯМ

27. Электронные обращения в адрес учреждения образования подаются гражданами и юридическими лицами посредством системы учета и обработки обращений.
28. Первичная регистрация электронных обращений и отражение сведений о завершении процесса их рассмотрения осуществляется в системе учета и обработки обращений.
29. Учреждением образования создаются бумажные копии электронных обращений и материалов по их рассмотрению.
30. Учреждением образования направляются ответы (уведомления) на электронные обращения посредством системы учета и обработки обращений или по указанным в обращениях адресам места жительства (места пребывания) заявителей в порядке, установленном статьей 25 Закона.

ГЛАВА 4

ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ

31. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием) проводится директором, заместителями директора учреждения образования в соответствии с графиком, утвержденным директором,  учреждения образования.
32. Предварительная запись на личный прием, консультирование и разъяснение порядка личного приема осуществляются лицами, ответственными за работу с обращениями.
33. При предварительной записи на личный прием к руководству учреждения образования лицами, ответственными за работу с обращениями, выясняется суть вопроса, а также иные сведения, необходимые для рассмотрения вопроса о возможности записи на личный прием.
34. В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов лицами, ответственными за работу с обращениями, определяется необходимость участия в приеме руководителей подведомственных  учреждений образования, спорта и туризма района,  обеспечивается их приглашение.
35. Директором учреждения образования проводятся выездные приемы в соответствии с графиком.
36. Учет обращений, поступивших в ходе личных приемов, в том числе выездных приемов, а также контроль за выполнением данных поручений ведется лицами, ответственными за работу с обращениями.  
37. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.
38. Контроль за исполнением поручений, данных в ходе личных приемов и выездных приемов, осуществляют лица,  ответственные за работу с обращениями.

ГЛАВА 5

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ «ПРЯМОЙ ТЕЛЕФОННОЙ ЛИНИИ» УЧРЕЖДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПОСТУПИВШИМ НА НЕЕ ОБРАЩЕНИЯМ

39. «Прямая телефонная линия» проводится директором и заместителями директора учреждения по вопросам, относящимся к компетенции учреждения образования.
40. График проведения «прямой телефонной линии» утверждается приказом учреждения образования.
41. Организацию «прямой телефонной линии» осуществляют лица, ответственные за работу с обращениями.
42. Обращения, поступившие на «прямую телефонную линию» учреждения образования, регистрируются в системе электронного документооборота.
43. Обращениям, поступившим в ходе проведения «прямой телефонной линии», ответам на них присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой. Регистрационный индекс состоит из номенклатурного индекса дела и порядкового номера (например, 1-27/15, где 1-27 – индекс дела в номенклатуре, 15 – порядковый номер поступившего обращения).
44. Ответы на обращения, поступившие на «прямую телефонную линию» учреждения образования, подписывает директором учреждения образования.
45. Решение о снятии с контроля обращений, поступивших в ходе проведения «прямой телефонной линии», и списании их в дело принимается директором учреждения образования.

ГЛАВА 6

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

46. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, в учреждении образования формируются в дела в соответствии с номенклатурой.
47. Дела с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.
48. Срок хранения обращений и документов, связанных с их рассмотрением, составляет 5 лет.
49. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.